Как вести учет исходящихписем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3. Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа.

К текстам писем небольшого объема строк заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3. Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно. В графе 5 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь.

Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л.

В графе 6 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.

Максимову — Исх. Пионерскому — Исх. Исполнитель - сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора.

Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф. В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа.

Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя - естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе "способ отправки". В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен. Если есть возможность узнать входящий номер , который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе В графе 11 можно указать дополнительную информацию , относящуюся к данному документу — отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным. Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике. О компании Каталог товаров Доставка и оплата Учебный центр Полезная информация. Общее делопроизводство. Журнал регистрации исходящих документов.

Формат: х вертикальный 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру. Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Согласно ГОСТ контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. Вопросы и комментарии. Очень хороший журнал. Намного лучше тех, которые печатались ранее другими издателями.

Качество печати на высоком уровне. Я осталась довольна.

Регистрация исходящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

Как вести учет исходящих писем

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Журнал регистрации исходящих документов

Евгений Сажин Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Инфо Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Все они заносятся в специальный журнал регистрации.

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

10 любимых ошибок в управлении документами

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных